Związek, do którego wkrada się nuda, może się szybko zakończyć. Trzeba adorować, zaskakiwać, dbać o partnera. W biznesie działa ta sama zasada. Co więc można zrobić, aby Twój kontrahent bardziej polubił Twoją firmę? Zaprosić go na event. Jednak nie rób tego, zanim nie rozprawisz się z czterema najbardziej popularnymi mitami, które stale powtarza się na ten temat.

MIT nr 1: „Konferencja handlowa to nuda”

Słyszysz „konferencja handlowa”, co myślisz? Krótka ankieta, którą przeprowadziłyśmy na niewielkiej grupie renspondentów (i wbrew pozorom nie byli to tylko przyjaciele i najbliższa rodzina), dała następujące wyniki: „nuda”, „zwykle góra jedno szkolenie jest ok”, „nuda”, „czasem jeżdżę, bo jest darmowe jedzenie i można się spotkać ze znajomymi”, „nuda”. Jeśli takie odpowiedzi są dla Ciebie satysfakcjonujące, bo przecież tak ZAWSZE wyglądają konferencje handlowe i NIE UDA SIĘ tego zrobić inaczej, to lepiej nie organizuj tego wydarzenia. Dlaczego? Wyobraź sobie, że sprzedajesz ceramiczne kubki – czy wypuściłbyś na rynek horrendalnie drogą w produkcji serię białych kubków? Kubków, które cechują absolutnie standardowy, prosty design oraz absolutnie standardowe właściwości. Kubków, które można kupić praktycznie w każdym sklepie. No właśnie. Twoja z założenia „nudna” konferencja handlowa będzie jak taki właśnie biały kubek. Po co więc tracić czas i pieniądze?

MIT nr 2: „Sam udział w evencie sprawi, że moi goście będą zadowoleni”

Konferencje handlowe w strategiach biznesowych mają ściśle określony cel – służą dzieleniu się swoim know-how, podnoszeniu kompetencji partnerów czy podwykonawców, ale przede wszystkim budowaniu relacji z kontrahentami. Jak to się ma do korzyści firmy? Powód, dla którego zadajemy to pytanie, jest oczywisty: inwestujesz, a więc liczysz na to, że docelowo przyniesie Ci to jakieś wymierne efekty – większą sprzedaż, która przełoży się na realne zyski. Fajnie, ale jak to zrobić? Przecież podczas konferencji raczej nie będziesz sprzedawać, ani podpisywać nowych umów. I w tym przypadku odpowiedź jest oczywista – buduj relacje i daj się zapamiętać. Brutalna prawda jest taka, że dla Ciebie Twój event jest jedyny i niepowtarzalny, ale dla Twoich gości jest najprawdopodobniej jednym z wielu – nie pozwól, by tak właśnie go wspominali. Także w tym momencie część z Was pewnie powie: „fajnie, ale jak to zrobić?”. Pomyślcie, jakie wydarzenia z Waszego codziennego życia łatwiej zapamiętujecie? Te, które budzą emocje. Tak samo rzecz się ma w przypadku działań marketingowych – bylejakość i powtarzalność nie idą w parze z zapamiętaniem i budowaniem relacji. Przykład? Idziesz do centrum handlowego i widzisz dwa T-shirty. Jeden jest prosty, czarny, nie ma żadnych nadruków, ale już na pierwszy rzut oka widać, że wykonany jest z dobrej jakości materiału. Drugi zaś – również czarny – ozdobiony jest efektownie zaprojektowanym napisem, który rozbawia Cię do łez. Wychodzisz ze sklepu i spotykasz znajomego, który pyta Cię, co fajnego tam widziałeś. Jak myślisz, o którym T-shircie mu opowiesz? No właśnie. Opracowując scenariusz swojego wartego zapamiętania wydarzenia, pamiętaj o tym, że Twój event musi być jak T-shirt numer 2, czyli musi być niestandardowy. Zaproś ciekawych prelegentów, zadbaj o spersonalizowane listy powitalne dla gości, dopilnuj każdego detalu. A skoro już o scenariuszu mowa…

MIT nr 3: „Scenariusz eventu to zbędna papierologia”

Są tacy, którzy powiedzą: a po co mi to, pisania z godzinę, a i tak nikt tego nie przeczyta, a w najlepszym przypadku zgubi. Przecież moi ludzie wiedzą, co mają robić – X wysłałem mail, z Y rozmawiałem po spotkaniu sprzedażowym, a Z powiedziałem wszystko na papierosie. Jeśli jesteś jedną z takich osób lub, co gorsza, jesteś jedną z takich osób i nie rozważasz zmiany nastawienia, to opcje są dwie: a) przed wydarzeniem lepiej kup sobie duży termos i dobrej jakości melisę, bo zapewne w trakcie eventu przeżyjesz stres, w porównaniu z którym samopoczucie Marka Zuckerberga po wycieku danych z Facebooka to delikatny niepokój lub b) Twoje wydarzenie będzie wielką klapą, którą goście wspominać będą ze śmiechem i zażenowaniem. Dlaczego? To oczywiste. Po pierwsze, jeśli planujesz wydarzenie na dużą skalę, to z prawdopodobieństwem graniczącym z pewnością można stwierdzić, że o połowie rzeczy zapomnisz nawet Ty. Przykład? Wyobraź sobie, że część eventu będzie odbywać się w plenerze – wynająłeś obiekt, zaakceptowałeś menu, pozostaje kwestia alkoholu, którego zakup jest po Twojej stronie. Z racji tego, że impreza jest luźna, zdecydowałeś się na piwo z nalewaka. Czego musisz dopilnować, by Twoi goście byli zadowoleni? „No wiadomo, muszę zamówić beczki z piwem” – powiedzą racjonaliści, „temperatury piwa” – stwierdzą pasjonaci złotego trunku. Zgadza się, ale jak myślisz, jakie jest prawdopodobieństwo, że w gąszczu zadań ktoś z Twoich pracowników dopilnuje tego, by zakupić odpowiednią liczbę plastikowych kubeczków lub słomek? No właśnie. Po drugie, delegowanie zadań. Jeśli oczekujesz, że Twoi zaangażowani w organizację eventu pracownicy wzorowo spiszą się na miejscu, musisz jasno powiedzieć im, co i kiedy mają robić i czego od nich oczekujesz. Dlatego musisz mieć szczegółowy, godzinowy scenariusz. Uwzględnij tam cały program wydarzenia, rozpisz go na zadania, wyraźnie wskazując, kto jest odpowiedzialny za realizację każdego z nich. I najważniejsze – miej plan: A, B, C, D, no dobra, E też. Pamiętaj, że scenariusz imprezy to nie jest wymysł control freaków – to gwarancja, że Twoje wydarzenie będzie przebiegać zgodnie z planem, a goście opuszczą je z miłymi wspomnieniami.

MIT nr 4: „Jeśli chcę zorganizować konferencję, muszę zgłosić się do agencji eventowej”

Jedno jest pewne – dobrą agencję eventową znajdziesz praktycznie w każdym mieście. Ich oferta jest zróżnicowana i najczęściej personalizowana, tj. przygotowana na Twoje specjalne zamówienie. Wystarczy, że wybierzesz coś dla siebie, podpiszesz umowę, a zorganizują takie atrakcje, jakie sobie wymarzysz, najczęściej służąc też wsparciem w dniu eventu. Dlaczego więc mówimy, że konieczność zgłoszenia się do agencji eventowej to mit? Spójrzcie:

Wniosek nasuwa się sam: agencja eventowa z pewnością dopilnuje, by Twoje wydarzenie było niezapomniane, jednak tylko zaangażowanie agencji PR sprawi, że Twoja konferencja przyniesie Ci wymierne korzyści. Wprawdzie w praktyce często wygląda to tak, że obie te agencje współpracują ze sobą, jednak jako że współpraca z agencją PR jest długofalowa, to oni lepiej znają Twoje potrzeby i upodobania, dlatego warto zaufać ich rekomendacjom.

Teraz zapewne myślisz sobie, że organizacja takiego wydarzenia to wyjątkowo trudne zadanie i może rzeczywiście lepiej to sobie odpuścić. Nie dla nas. Zobaczcie, co ostatnio zorganizowałyśmy wspólnie z firmą Jawor-Parkiet: https://jawor-parkiet.pl/aktualnosci/jawor-parkiet-league-kolejna-konferencja-handlowa-juz-za-nami.html

 

Porozmawiaj z nami